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POLÍTICA TRATAMIENTO DE DATOS

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POLÍTICA TRATAMIENTO DE DATOS

I. GENERALIDADES:

La empresa: START TO DO IT S.A.S, empresa con domicilio principal en: 7791 NW 46th Street, Suite 219 Doral, FL 33166 y sede en la ciudad de Cali, Colombia ubicada en la calle 5 oeste # 1- 15 Ed conchita, sociedad creada bajo las leyes de la República de Colombia, identificada con el NIT: 900.364.881-9, que tiene por objeto social la prestación de servicios DE CAPACITACIÓN, TALLERES, EDUCACIÓN NO FORMAL, EDUCACIÓN PARA LA VIDA Y EL TRABAJO, ACOMPAÑAMIENTO TIPO COACH EN TEMAS DE EMPRENDIMIENTO, DESARROLLO EMPRESARIAL E INNOVACIÓN, y que maneja información personal tanto de sus clientes como de los potenciales usuarios de los planes y programas que realiza en ejercicio de su objeto social. Prescribe la política para el manejo de dichos datos, contenida en los siguientes términos:

II. IMPORTANCIA DE LA POLÍTICA DE MANEJO DE DATOS PERSONALES:

La presente política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y normas que modifiquen o adicionen el régimen de protección de datos personales la sociedad START TO DO IT S.A.S., en armonía con los principios y leyes vigentes en materia de manejo de información personal, considera que el tratamiento de dicha información, tiene tanta importancia como el desarrollo de sus actividades comerciales y de servicios. Considera que cualquier dato que contenga información persona que tenga en su poder, recolecte, administre o trate, debe ser manejado con estricta confidencialidad y cuidado, por tanto, no ahorrará esfuerzos para el cumplimiento de las normas y principio para la protección de dicha información, asimismo dentro de sus directrices institucionales tendrá como objetivos fundamentales los de:

Planificar: establecer los objetivos y procesos necesarios para proteger la información personal de acuerdo con sus políticas dentro de la organización.
Hacer: implementar los procesos, necesarios para el cumplimiento de la política y las normas sobre la materia, comprometer a todos sus colaboradores en el manejo adecuado de la información personal a que se tenga acceso o se le haga tratamiento.

Verificar: Realizar el seguimiento y la medición de los procesos con respecto a la política, objetivos, requisitos legales y otros que comprometan, sean importantes y relevantes para el manejo adecuado de los datos personales tratados en la compañía, e informar sobre los resultados.

Actuar: Tomar acciones para mejorar continuamente sus procedimientos y la protección de la información personal.

START TO DO IT S.A.S., en su condición de responsable de manejo de información personal, realizará el Tratamiento de la misma en estricto cumplimiento de la normatividad aplicable, garantizando los derechos que a los Titulares de la información les asiste.

START TO DO IT S.A.S., en su actividad comercial maneja información personal de sus clientes, empleados, contratistas y proveedores en general, igualmente de los suscriptores de sus páginas web, asistentes a seminarios, talleres, entrenamientos y eventos que organiza, dentro de nuestro sistema no manejamos información sensible ni especial.

III. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:

Razón Social: START TO DO IT SAS
Dirección: Calle 5 Oeste # 1 – 15 Ed conchita Oficina 1102
Ciudad: Cali
Departamento: Valle del Cauca
País: Colombia
Correo Electrónico: contacto@starttodoit.com
Teléfono: (57 2) 316 428 7586
Área Encargada: Servicio al Cliente

Razón Social: START TO DO IT SAS
Dirección: 7791 NW 46th Street, Suite 219
Ciudad: Doral
Departamento: Florida, 33166
País: Estados Unidos
Correo Electrónico: contacto@starttodoit.com
Teléfono: (57 2) 316 428 7586
Área Encargada: Servicio al Cliente

IV. VIGENCIA DE LA POLÍTICA:

La presente política entrará en vigencia a partir de su expedición y tendrá un término indefinido.

V. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS:

En ejercicio de su objeto social, START TO DO IT SAS., a través de los colaboradores que hacen parte de Servicio al Cliente y Soporte, o a través de contratistas o mandatarios encargados de ello, realizará el Tratamiento de datos personales de empleados y sus familiares, clientes, contratistas y subcontratista, empleados de sus contratitas y subcontratistas, proveedores, suscriptores de sus páginas web, asistentes a seminarios, talleres, entrenamientos y eventos que organiza, sean activos o inactivos, además de participantes de los procesos de selección de personal, entre otros. El tratamiento de los datos personales, incluye la transmisión o transferencia de cierta información personal a sus sucursales nacionales o extranjeras, a sus socios, aliados de negocios, en el marco de contratos o acuerdos de colaboración empresarial, a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de las mismas, a clientes, durante y con ocasión de la ejecución de los contratos suscritos con ellos, o soportar procesos de auditoría interna o externa.

En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos personales por parte de START TO DO IT S.A.S., se limitará a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente y conforme a su objeto social. Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del Titular.

El Tratamiento de datos incluye la recolección, almacenamiento, administración, utilización, transferencia o transmisión (según corresponda), en la forma permitida por la ley y se realiza con la siguiente finalidad específica para cada caso sean considerados activos o inactivos:

V. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS:

Los datos de los titulares de la Información, serán compilados, almacenados, consultados, usados, compartidos, intercambiados, transmitidos, transferidos y objeto de tratamiento únicamente en relación con los vínculos laborales existentes y para las siguientes finalidades:

A. Mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad en los vínculos contractuales en los que sea parte el Titular de la Información con nosotros.

B. Dar cumplimiento de las obligaciones laborales y contraídas por el trabajador con el empleador y viceversa y con relación a pago de salarios, prestaciones sociales y demás consagradas en el contrato de trabajo. Pago de honorarios, verificación de pago de seguridad social, entre otras finalidades y requisitos exigidos por la Ley según.

C. Informar las modificaciones que se presenten en desarrollo del contrato de trabajo, prestación de servicios o similar al titular de la Información.

D. Evaluar la calidad de los servicios ofrecidos por la empresa con el titular de la Información, levantar estadísticas e información sobre clima organizacional, riesgos inherentes al cargo, riesgos ocupacionales, situación sociodemográfica, y demás que interesen a las partes con la finalidad que los trabajadores, colaboradores, contratistas, y sus familias cuenten con las mejores condiciones que la empresa pueda ofrecer.

E. Realizar estudios internos sobre los hábitos de los colaboradores, contratistas y trabajadores como Titular de la Información para programas de bienestar corporativo y salud y seguridad en el trabajo.

F. Envío al trabajador, colaborador o contratista a la dirección reportada en la empresa, a través de medios seguros, información de la empresa, revistas, extractos, campañas y demás que tengan por finalidad informar al titular y su familia de los beneficios de la empresa, notificaciones sobre procesos disciplinarios, citaciones a descargos, correspondencia contractual en general.

G. Realizar los descuentos de nómina autorizados por el Empleado Titular de la Información.

H. Reportar la información referente al vínculo contractual a las entidades del estado que lo soliciten como lo son: Registraduría Nacional, DANE, DIAN, UGPP, entidades de seguridad social, entre otras.

I. Las obligaciones laborales a cargo de START TO DO IT, tales como: pagos de nómina, pagos y reportes al sistema de seguridad social integral; pago de parafiscales; b) Atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, realizados por el Titular de la información o por sus legitimarios, o por entidades del sistema general de seguridad social integral a los que el Titular esté, o hubiere estado vinculado; c) Las obligaciones contractuales contraídas que requiera la información de los empleados contratistas y colaboradores con ocasión de la ejecución de proyectos privados o públicos.

De conformidad con lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, los datos personales que obtenga START TO DO IT, por parte del Titular de la Información o representante legal en el caso de información de hijos(as) menores de edad, serán recogidos y almacenados y objeto de tratamiento en bases de datos hasta la terminación del vínculo contractual entre con el empleado, contratista o colaborador titular de la Información, y durante veinte (20) años más. Esta base de datos cuenta con las medidas de seguridad necesarias para la conservación adecuada de los datos personales y actualmente se mantiene en el software de la compañía y los servidores propios.

2. CLIENTES Y PROVEEDORES:

Personas naturales o jurídicas con los que START TO DO IT S.A.S., tiene o ha tenido vínculos contractuales para la prestación de servicios profesionales y en virtud de sus objeto social, la información de los clientes se maneja por expresa disposición comercial, contable y tributaria (Requisitos de las facturas, RUT, medios magnéticos) igualmente para la prestación de servicios contratados, envío de facturas, cobro de las mismas los datos de los titulares de la Información, serán compilados, almacenados, consultados, usados, compartidos, intercambiados, transmitidos, transferidos y objeto de tratamiento únicamente en relación con los vínculos comerciales existentes y para las siguientes finalidades:

A. Mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad en los vínculos contractuales en los que sea parte nuestros clientes y proveedores.
B. Dar cumplimiento de las obligaciones tributarias y mercantiles tales como, manejo y reporte de medios magnéticos, con relación a pago de facturas de compra y venta, y demás propias de la relación comercial.
C. Permitir el cumplimiento contractual y los propios de la relación comercial, tales como: facturación, reportes de pagos o interacciones que, por ley, contratos o por políticas internas tiene la obligación de realizar; sistema de calidad, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, realizadas por el Titular de la información o por sus legitimarios.
D. Informar las modificaciones que se presenten en desarrollo de los contratos comerciales.
E. Evaluar la calidad de los servicios ofrecidos por la empresa, levantar estadísticas e información sobre los servicios prestados y tendencias de consumo, realizar el cobro de las facturas y servicios.
F. Envío a la dirección reportada de información comercial, material publicitario de la empresa e información sobre los productos o servicios contratados por los clientes y/o los proveedores a través de medios seguros información de la empresa, revistas, extractos, campañas y demás que tengan por finalidad informar promover los servicios de la empresa.
G. Reportar la información referente al vínculo contractual a las entidades del estado que lo soliciten en virtud de una ley o decreto.
H. Podrá encargar el cobro de facturas en otras entidades especializadas en dichos servicios.
I. Envío de correspondencia que tenga relación con los servicios prestados, promoción y publicidad de los servicios que ofrece la empresa, envío de información de interés propia de los servicios de la empresa, en especial boletines sobre emprendimiento, creación de empresas, talleres ofrecidos, invitaciones a seminarios, talleres o conferencias que haga o promocione la empresa, entre otros similares.

4. SUSCRIPTORES PÁGINAS WEB:

START TO DO IT S.A.S., maneja páginas web y redes sociales, donde las personas con intereses en los servicios de la empresa, tienen la opción de suscribirse para recibir información de interés, boletines, propuestas de servicios, entre otros, invitaciones a talleres, seminarios y programas de la empresa. Los datos de los titulares de la Información, serán compilados, almacenados, consultados, usados, compartidos, intercambiados, transmitidos, transferidos y objeto de tratamiento para las siguientes finalidades:

A. Mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad para los suscriptores.
B. Tratar a los suscriptores como potenciales clientes, y enviarles información de interés
C. Evaluar la calidad de los servicios ofrecidos por la empresa, levantar estadísticas e información sobre los servicios prestados y tendencias de consumo.
D. Envío a la dirección reportada de información comercial, material publicitario de la empresa e información sobre los productos o servicios a través de medios seguros, el portafolio de servicio, información sobre productos, y en general con fines publicitarios y de marketing.
E. Envío de correspondencia que tenga relación con los servicios prestados, promoción y publicidad de los servicios que ofrece la empresa, envío de información de interés propia de la técnica contable, jurídica y tributaria, boletines de actualización legal, invitaciones a seminarios, talleres o conferencias que haga o promocione la empresa, entre otros similares.

VI. OBLIGACIONES DE LOS ENCARGADOS DE TRATAMIENTO.

En los vínculos contractuales que celebra START TO DO IT podrá encargar el tratamiento de su información personal a distintas personas naturales o jurídicas para los fines misionales de la empresa, promoción de servicios y productos, marketing digital, acuerdos de colaboración empresarial, contratos de mandato, prestación de servicios, entre otros, y estos encargados deberán tener políticas claras, acoger nuestra política o tener similares y con mejores garantías que las que se presentan a continuación: Serán Obligaciones de EL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO las siguientes:

1. Guardar la reserva y confidencialidad, respecto de cualquier tipo de información que sea suministrada por EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO, o a la cual llegare a tener acceso o conocimiento EL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO.
2. Tomar todas las precauciones y medidas necesarias para garantizar la confidencialidad de la información que tenga tal carácter, las cuales, en ningún caso, serán menores de aquellas tomadas para mantener sus propios asuntos y negocios en reserva.
3. Utilizar la información suministrada por EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO que revela la información o de la que tenga conocimiento EL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO, únicamente de la manera y para los fines establecidos en este contrato.
4. Abstenerse de entregar o realizar para sí o para terceros, copias, arreglos, reproducciones, adaptaciones o cualquier otra clase de mutilación, deformación o modificación de la información confidencial.
5. No divulgar a terceros o a ninguna otra persona o entidad la información confidencial sin el consentimiento previo, expreso y por escrito de EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.
6. Garantizar que los sistemas de comunicación y la infraestructura tecnológica en la cual almacenará y/o procesará los datos recibidos de EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO, poseen los elementos de seguridad necesarios para salvaguardar la información. Al utilizar medios de intercambio de información tales como el correo electrónico e Internet, aplicarán las mismas medidas para asegurar que la información no sea vista ni modificada por personas ajenas al proceso.
7. Respetar en todo momento las políticas de seguridad de la información establecidas por EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.
8. No reproducir la información confidencial entregada, salvo si ello resulta necesario para cumplir la finalidad para la cual ha sido suministrada y sólo se dará a conocer a aquellos empleados, trabajadores o asesores, que tengan necesidad de tal conocimiento, de acuerdo a lo indicado por el supervisor del contrato. En este último evento, deberá advertirse a dichos empleados, trabajadores o asesores, el carácter confidencial de la información, al tiempo que deberá advertírseles respecto de los términos de este acuerdo de confidencialidad.
9. No ceder en ningún caso a terceras personas los datos de carácter personal a los que tengan acceso, ni para efectos de su conservación.
10. Al finalizar los vínculos comerciales por cualquier causa, EL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO, deberá devolver toda la documentación o información que contenga los datos y que llegare a tener en su poder como consecuencia de cualquier relación contractual de las partes o, destruirla, utilizando métodos de destrucción adecuados, los cuales en todo caso deberán ser aprobados por EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de acuerdo con el nivel de sensibilidad y el medio en el cual se encuentre almacenada. En todo caso, EL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO deberá garantizar mediante una certificación emitida por su representante legal, que no existen copias o respaldos realizados a la información, archivos, programas, etc. que se le hubieren facilitado o entregado a los mismos. Esta entrega o destrucción se realizará dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la terminación del vínculo contractual, previa autorización y comunicación formal de EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO. Para ello, EL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO deberá solicitar a EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la terminación del presente contrato, que indique en forma escrita, si la información o documentación debería ser destruida o restituida a EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.
11. En el evento de ser necesario que EL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO conserve los datos o una parte de los mismos a efectos de la atención de posibles responsabilidades que pudiesen derivarse del tratamiento, estos deberán permanecer bloqueados hasta que transcurran los plazos de prescripción correspondientes, momento en el que deberán ser destruidos. EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO deberá conocer el estado de la conservación de los mismos y su posterior destrucción o entrega, según lo determinen ambas partes.
12. EL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO deberá dar traslado al RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO, de cualquier solicitud de los interesados que pretendan modificar, actualizar, suprimir o revocar la autorización para el tratamiento de sus datos personales. EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO, se compromete a dar respuesta a los titulares en los plazos legales y asume cualquier consecuencia que se pueda derivar del incumplimiento de los mismos.
13. Cuando los titulares de la información, como consecuencia de cualquier negocio jurídico celebrado con el ENCARGADO DEL TRATAMIENTO, soliciten el acceso, rectificación, oposición, cancelación, Solicitud de Prueba de Autorización de sus datos personales, EL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO deberá trasladar de forma inmediata al RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO dichas solicitudes.

VII. DERECHOS DE LOS TITULARES:

Los Titulares de los datos personales que sean tratados, recolectados, almacenados por START TO DO IT, tendrán los siguientes derechos:

A. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
B. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
C. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
D. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
E. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Constitución y la ley.
F. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
G. Otorgar o no autorización sobre la recolección de datos de carácter sensible.

VIII. PROCEDIMIENTO PARA EJERCICIO DE DERECHOS POR PARTE DE TITULARES.

Los Titulares de datos personales deben dirigir sus consultas peticiones o reclamos al correo contacto@starttodoit.com a la dirección Calle 30 Norte # 2bis – 61, Cali – Colombia.

EN CASO DE CONSULTAS: START TO DO IT tendrá un plazo de hasta (10) días hábiles para responder consultas, a partir de la fecha que se recibió la misma. Cuando no fuere posible cumplir con este tiempo, se deberá informar al interesado expresando los motivos del retardo y la fecha en que se atenderá la consulta en un término no mayor a cinco (5) días.

RECLAMOS: El Titular o causahabiente que consideren que la información contenida en una base de datos a cargo de START TO DO IT debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en la presente Política, Podrá presentar un reclamo a START TO DO IT el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, al correo electrónico establecido en la presente política con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si la reclamación resulta incompleta, START TO DO IT requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DEL DATO: Los Titulares podrán en todo momento solicitar a START TO DO IT la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un
reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013 y el Procedimiento indicado en esta Política. Si vencido el término legal respectivo, EL RESPONSABLE no hubiere eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

IX. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES:

Los datos personales que se obtengan por parte del Titular de la Información a través de los vínculos contractuales celebrados entre los clientes, colaboradores, contratistas, suscriptores, y START TO DO IT, serán compilados, almacenados, consultados, usados, compartidos, intercambiados, transmitidos, transferidos y objeto de tratamiento en bases de datos, las cuales estarán destinadas a las finalidades ya relacionadas y aceptadas. De conformidad con lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 de la República de Colombia, los datos personales que se obtengan del TITULAR DE LA INFORMACIÓN serán recogidos y almacenados y objeto de tratamiento en bases de datos hasta la terminación del vínculo contractual que los vincule y durante veinte (20) años más. Las bases de datos cuentan con las medidas de seguridad necesarias para la conservación adecuada de los datos personales. START TO DO IT sólo podrá realizar el Tratamiento de datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el Tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del Tratamiento o vencido el plazo máximo legal en el cual START TO DO IT tiene la obligación de conservar los datos personales se procederá a la supresión de los datos personales en nuestra posesión, debiéndose documentar los procedimientos para el Tratamiento, conservación y supresión de los datos personales de conformidad con las disposiciones aplicables a la materia de que se trate, así como las instrucciones que al respecto imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.